Elevarkiv

Arkivgruppa og faggruppe for Vigilo vart einige på møtet 18.10.23 at arkivintegrasjon for Vigilo, skal utsettast til SvarInn er på plass i systemet og tilgangsstrying i tilretteleggingsmodul er utbetra.
Faggruppe for Vigilo er ansvarlege for at rutine for overføring av inngåande dokument frå Acos Websak til Vigilo kjem på plass og blir gjort kjent i oppveksteiningane og for arkivleiarane.

Inngåande dokument til Vigilo skal førast i WebSak inntil vidare

Alle inngåande dokument til oppvekst skal førast i Acos WebSak til det kjem på plass funksjon for SvarInn i Vigilo.
Spesifiserte dokument skal overførast til Vigilo slik at informasjonen ligg tilgjengeleg for tilsette ved skulane (tilgang etter behov)
Arkivleiarane noterer i sine arkivplanar at arkivering av inngåande dokument i denne perioden er komplett i Acos WebSak. Utgåande dokument og notat blir arkivert i Vigilo.

Inngåande dokument til WebSak – som SKAL overførast til Vigilo

Inngåande korrespondanse frå andre instansar relatert til elev/barnehage saker
- Til dømes PPT (sakkyndig vurdering)
- Til dømes korrespondanse med barnevernet
Tildeling av skuleplass for tilflyttarar, også flyktningar. Tildelinga skjer i Vigilo

Saker som skal behandlast i WebSak

(ikkje overførast til Vigilo)

Klage på vedtak
Svar til statsforvaltar
Referat eksterne
- Kopi kan leggast i Vigilo ved behov
Særskilte vedtak om skulebytte internt i kommunen
- Kopi kan leggast i Vigilo ved behov, men ingen vedtak blir fatta i Vigilo
Særskilte vedtak om skuleskyss
- Kopi kan leggast i Vigilo ved behov, men ingen vedtak blir fatta i Vigilo
- (ordinær tildeling går gjennom Møre og Romsdal fylke sin skyssportal)

Saksmappe per elev

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn
Arkivdel - Elevarkiv
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3

Innhald i arkivdel

Innskriving til skule
Søknad og vedtak om permisjon frå undervisning
Søknad og vedtak om skuleskyss
Innkalling og referat frå samarbeidsmøter
Flyttemelding
Melding til barnevernet
Innhenting av opplysningar til barnevernet
Aktivitetsplan §9A
Skademelding
Undervegsvurdering
IOP
Tilvising til PPT
Sakkunnig vurdering frå PPT
Årsrapport
Søknad om hjelpemiddel
Vedtak om fritak frå nasjonale prøver
Innkalling og referat møter med barnevern
Varsel om nedsetting av karakter, orden, åtferd
Pedagogisk rapport skule
Samtykke til samhandling

Tilgang til arkivdel

Kommunedirektør, kommunalsjef oppvekst, skulesjef og arkivpersonell. Einingsleiar/rektor har tilgang til alle elevmapper for sin skule. Saksbehandlar med autorisasjon til arkivdel har tilgang til eigne saker og saker dei blir gitt tilgang til. Elevmapper i barneskular vert overført til ungdomsskule ved oppstart av 8. klasse, og avslutta etter ferdig skulegang.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:

Sensitiv

Lovhjemmel:

E - Off.lova §13 jf forv.lova §13

Tilgjengelegheit:

Dei som har behov for informasjon om eleven for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa

Integritet:

Elevmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogeleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom, og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.

Konfidensialitet:

Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks.

Behandling

Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.

Publisert av Helga Bøe

Sist endra 18.06.2024 14:50