Rutine for arkivering mot Tieto education

Rutine for arkivering mot Tieto education

Begrepsavklaring:

Tieto Education er ei administrasjonsløysing som inneheld basisinformasjon om alle barn under 16 år i kommunen, i tillegg til kontaktinformasjon til føresette. Informasjon om tilsette i sektoren er også integrert i systemet, og vert m.a. nytta til ressurs- og timeplanlegging.

Brukarane av løysinga er hovudsakleg leiing og administrasjon, samt at lærarar i skulen nyttar løysinga til fråværsregistrering, vurderingar og merknadar på elevane. Personale i SFO og barnehage vil også nytte løysinga til å føre fråvær, inn/utsjekking og ressursplanlegging.

Sikker Arbeidsflyt er ein eigen tilleggsmodul med spesialbestilte dokumentmalar (innkallingar, vedtak, IOP osv.). Modulen er bygd opp med ei mappe pr. elev/barn.

Inngåande dokument til skular og kommunale barnehagar

  • For inngåande brev skal dokumentasjonen vere komplett i ACOS Websak. Det som lærarane treng tilgang til, må også førast (importerast) i Sikker Arbeidsflyt
  • SvarInn (elektronisk post frå andre organisasjonar) til skulane og kommunale barnehagar vil kome til Acos WebSak
  • Skanning av inngåande brev, vil skje i ACOS Websak si skanningsløysing og arkiverast i ACOS Websak
  • Inngåande dokument som evt. kjem direkte til einingane, skal skannast til ACOS Websak (og ved behov overførast til Sikker Arbeidsflyt). Kvar kommune skal ha rutine for korleis dette løysast.

Overføring

  • Overføring frå Acos WebSak til Sikker Arbeidsflyt for inngåande dokument som lærarane treng tilgang til
  • Det er oppretta sikkert filområde for mellomlagring av dokument som er i ACOS Websak og skal overførast til sikker Arbeidsflyt. Filområda skal ha avgrensa tilgang
  • Det må opprettast rutine for manuell overføring av dokument mellom systema, samt rettleiande liste over kva dokument som skal overførast, t.d.:
    • Sakkyndig vurdering frå PPT
    • Bekymringsmelding
    • BUP

Utgåande dokument frå skular og kommunale barnehagar

  • Utgåande dokument skal produserast i Tieto Education/Sikker Arbeidsflyt. (Det er behov for ein generell mal for utgåande dokument i Sikker Arbeidsflyt)
  • I Sikker Arbeidsflyt vert dokumenta automatisk sendt til arkivering i ACOS Websak ved godkjenning av einingsleiar. Det må etablerast rutiner for oppfølging av at dokumenta vert ferdigstilt og dermed sendt til arkiv
  • I Tieto Education vert dokumenta sendt til arkivering i ACOS Websak ein gong i året.
  • Det som av ulik grunn ikkje er produsert i Tieto Education/Sikker Arbeidsflyt eller Acos Websak, og skal arkiverast, må skannast med signatur til ACOS Websak og overførast til Sikker Arbeidsflyt etter gjeldande rutine for inngåande dokument.
  • Utgåande dokument til føresette eller andre mottakarar vert skrive i Tieto education/sikker arbeidsflyt og sendt via svarut
  • Kopiar til PPT må sendast direkte til PPT som utgåande brev