Rutine for arkivering ved anbod og innkjøp

Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre

Kommunane rundt Ålesund deltar i eit innkjøpssamarbeid, som er leia av Konserninnkjøp.

Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre består av kommunane Ålesund, Vestnes, Sykkylven, Sula, Stranda, Fjord, Giske, Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Ørsta og Volda.

Samla har kommunane eit befolkningsgrunnlag på ca. 150 000 innbyggarar. Samarbeidskommunane får tilbod om å delta på våre rammeavtalar og får også rådgiving i innkjøpsfaglege spørsmål.

Eigne anbod og innkjøp

Hareid kommune føretek også eigne anbod og innkjøp, vi brukar system TendSign i dette arbeidet. Alle arkivverdige dokument, som skissert under, skal overførast til arkivsystemet vårt.

Dette er gjeldande rutine for arkivering:

Dokumenttype:

X – og N-notat – interne dokument
I – Innkomande brev/epost som kjem på postlista
U – utgåande brev/epost som kjem på postlista
SMS – kan og vere arkivverdig

Tilgangskode på dokument

O – offentleg
U – dokumet er skjerma for innsyn. Avsendar, mottakar og brevtittel er synleg på postlista med mindre det er vektig grunn for skjerming av dette.

Alle dokument er i utgangspunktet offentlege og vurdering i tabellen under er tilrådingar frå arkivet på heimlar dersom dokumenta treng skjerming.

Lovheimel

Offentleglova § 23.3
Offentleglova § 13/Lov om offentlege anskaffelser § 3-6
Offentleglova § 14

Sakstittel: "Innkjøp/anbod XX(år) - Kva innkjøpet gjeld» .

Forarbeid

Nr.

Dokument

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Notat førebuingar for konkurransen og om krav.spek. i planlagd anbodskonkurranse

N - notat

U – off.l. § 14

Kan

Kunngjering

Dokument

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon og vedlegg

U - utgåande

O - offentleg

Skal

Kunngjering på Doffin, heimeside m.m. – ved anbod over kr 500 000

Anbod og anbodsopning

Dokument	Dokument- type	Tilgang og heimel	Dokument skal/kan opprettast
Spørsmål og svar om innkjøp	Inngåande /Utgåande /N Intern notat	O - offentleg	Kan
Anbodsopningsprotokoll	Intern notat - N	U – off.l. § 23.3	Skal
Stadfesting på motteke anbod	Utgåande	O - offentleg	Skal
Originale anbod	Inngåande	U – off.l. § 23.3	Skal
Tilleggsfrist for ettersending av dokument	Utgåande	O - offentleg	Kan
Ettersending av dokumentasjon (jf. pkt. 8)	Inngåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Avvising av anbod	Utgåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Førespurnad om grunngjeving/klage	Inngåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Svar på førespurnad/klage	Utgåande	U – off.l. § 23.3	Kan

Evaluering og forhandling

Dokument	Dokument- type	Tilgang og heimel	Dokument skal/kan opprettast
Referat frå forhandling	Utgåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Revidert anbod	Inngåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Evaluerings- og resultatrapport	Intern notat - N	U – off.l. § 14	Skal

Avtale og innkjøpsprotokoll

Dokument	Dokument- type	Tilgang og heimel	Dokument skal/kan opprettast
Innkjøpsprotokoll (ferdigstillast etter signert avtale)	Intern notat - N	U – off.l. § 14	Skal
Melding om val av leverandør	Utgåande	O - offentleg	Skal
Førespurnad om grunngjeving/klage	Inngåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Svar på førespurnad/klage	Utgåande	U – off.l. § 23.3	Kan
Innsynskrav	Inngåande	O - offentleg	Kan
Svar på innsynskrav	Utgåande	O - offentleg	Kan
Signert avtale	Inngåande	O - offentleg	Skal. Ved ev. store kontraktar kan det også arkiverast på papir (ta kontakt med arkiv)
Garantibevis og anna dokumentasjon	Inngåande /Utgåande /N Intern notat	U – off.l. § 23.3	Kan

I tabellen over der det står kan, gjeld at om dokument er oppretta skal dei arkiverast.

Publisert av Helga Bøe

Sist endra 24.03.2023 12:40